發布日期：2022-05-20 點擊率：74
為了管理內部流通的文檔和客戶文件，巴黎Lhermet, La Bigne&Remy法律事務所（簡稱LLR）投入運行RFID文檔跟蹤系統。經過一年多的試驗論證，期間LLR事務所對10000份文件進行了跟蹤管理試驗，直至今日LLR事務所才決定使用RFID系統對事務所內部所有文檔進行管理。
該RFID系統技術由劍橋科技、麻省理工、RFID供應商Tagsys以及法國RFID系統集成商Ident聯合提供。系統的目標是幫助律師查找、定位事務所庫藏中缺失的文件或書籍，從而省去花費在這些資料上的查找時間。
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LLR事務所是一家專注于專利和知識產權的法律機構，每年需要管理30000份存檔檔案和大約5000到6000份的新增文件。平均每天所內40名律師和工作人員需要使用庫藏中80份文件。使用人工記錄方法查找工作人員是否已經歸還相應的文檔，是一件非常痛苦而且容易出錯的事情。很多情況下，資料借閱者沒有在文件中寫下資料借閱記錄，這使得庫藏清點人員很難知道究竟是誰、在何時借閱了相應資料。Tagsys 公司的銷售副總Olivier Burah 說：“通過文件的自動定位，RFID系統可以減少了資料的查找時間。”
當產生新的文檔需要存檔時，LLR事務所的工作人員需要在文檔上粘貼一枚工作頻率為13.56MHz的無源射頻標簽，所采用的標簽需要遵循ISO15693標準。工作人員使用Tagsys公司的桌面RFID讀卡器讀取文檔標簽中的ID數據，自動輸入到事務所內部的計算機系統中。因此，在LLR事務所的辦公管理軟件系統中，標簽ID數據和文檔信息相互關聯。
接下來，將文檔置于庫藏內進行存儲。員工手持資料離開庫藏區域門口時，安裝在門口區的Tagsys讀卡器會自動讀取資料內標簽的ID以及員工胸卡內置的標簽ID標識，員工胸卡標簽也遵循ISO15693標準。通過這種管理方式，可以使事務所內部軟件系統自動更新哪些文件在館，哪些借出、被誰借去等信息。
律師可以在庫藏區室內閱讀文件或者帶離庫藏區閱讀。律師可以手持資料和胸卡通過驗證區進歸還操作或者選擇室內閱讀的。如果律師手持資料經過出口，固定讀卡器會自動獲取資料和胸卡標簽數據，系統可以在此處允許帶離資料庫藏區，或者相應的資料需要先登記注銷再帶離時可以給出警告。
事務所還配置了一些手持Tagsys公司的讀卡器，使用這些手持讀卡器可以完成庫藏清點。手持讀卡器的數據通過Wi-Fi無線網絡傳輸給所內數據庫。軟件系統自動將數據庫內原先的數據和傳輸過來的數據進行比照，列出丟失的文件和不一致的信息。
Tagsys公司為該項目提供了軟件和硬件支持，Ident公司則用自己的Pocket-Filetrak和 Filetrak-Web軟件包完成了項目的整合工作，工作平臺為Windows Mobile5.0 。Burah說，系統安裝后，LLR事務所進行日常庫存維護的時間由原來的一小時縮短到只需幾分鐘。
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Burah回憶說“該系統實施過程中，需要學習的階段就是使律師按照軟件系統的要求完成相應的操作。”軟件系統想通過簡單的命令方式為律師提供資料借閱登記界面，“但是，一開始律師們發現自助登記操作靈活性不夠。但是后來發現這樣做的好處是可以更加方便的定位已經借閱的資料之后，他們開始樂于使用自助登記服務。”
LLR事務所上馬的Tagsys系統大約要40000到100000歐元的投入，折合美元為54500到136000之間，這些支出包括硬件、軟件以及系統集成。
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